Jokainen esimies rekrytoi joskus. Joku jatkuvasti, joku harvakseltaan. Tyypillisesti esimies osallistuu rekrytointiprosessissa ainakin sen kriittiseen haastatteluvaiheeseen.

Esimies on siis mukana henkilövalintatilanteen tärkeimmässä osuudessa ja usein tekee sen perusteella jopa lopullisen valinnan, mutta millaiset valmiudet hänellä on onnistumiseen?

Moni esimies on haastattelutilanteessa kaukana omilta mukavuus- ja vahvuusalueiltaan.

Amatöörimäisesti toteutetulla haastattelulla tehdään äkkiä turhaksi kaikki se työ, mikä on tehty prosessin suunnittelun ja mm. rekrytointimenetelmien valinnan eteen.

HR-ammattilaisen haasteena onkin löytää toimintamalli, joka tukee rekrytoivaa esimiestä tekemään haastattelun mahdollisimman ammattitaitoisesti, olipa kyse kerättävän tiedon oleellisuudesta, sen lähteistä, hakijan ja hänen osaamisensa kunnioittamisesta tai vuoropuheluun kannustamisesta. Haastattelun laatu ja tuloksena syntyvä hakijakokemus vaikuttavat suoraan yrityksen työnantajamielikuvaan.

Tietääkö esimies, mitä haastattelussa saa kysyä?

Hämmästyttävän usein kuulemme hakijoiltamme, että heiltä on kysytty työhaastatteluissa sellaisia kysymyksiä kuten ”mitä puolisosi tekee työkseen?”

Miksi tällainen kysymys osoitetaan hakijalle, joka on hakemassa työpaikkaa itselleen – ei puolisolleen?

Rekrytoinnin kannalta keskeisen Suomessa noudatettavan lainsäädännön muodostavat Yhdenvertaisuuslaki, Tasa-arvolaki sekä Työelämän tietosuojalaki. Nämä lait antavat selkeän rajauksen siihen, millaisia asioita työhaastattelussa voidaan työnhakijalta kysyä.

Samoin ne ottavat kantaa tiedon hankkimistapaan: kaikki tieto pitää aina kerätä hakijalta itseltään – ei koskaan muualta ilman hakijan nimenomaista suostumusta.

Tyypillisimmin työhaastattelussa astutaan lain toiselle puolen kysymällä hakijalta asioita, jotka ovat täysin toissijaisia haettavan työtehtävän kannalta. Tällaiset kysymykset liittyvät esimerkiksi hakijan yksityiselämään, siviilisäätyyn, lastenhoidon järjestämiseen, perheenperustamissuunnitelmiin, asepalveluksen suorittamiseen sekä uskonnolliseen tai poliittiseen aktiivisuuteen.

En usko, että yksikään haastatteleva esimies haluaa tietoisesti rikkoa lakia rekrytoidessaan uusia osaajia organisaatioonsa. Kyse on yleensä puhtaasta tietämättömyydestä.

Miten autat rekrytoivaa esimiestä kehittämään haastatteluosaamistaan?

Ensimmäinen asia listalla on haastatteluvaiheen tärkeyden tiedostaminen. Esimiehen täytyy ymmärtää, että haastattelu ei ole vapaamuotoinen jutusteluhetki, vaan määrämuotoinen, ennakkoon suunniteltu ja strukturoitu tiedonkeruukeskustelu. Keskustelu on aina kaksisuuntainen ja vastavuoroinen, mutta kuitenkin haastattelijan taitavasti johtama.

Hyvä haastattelu syntyy huolellisen valmistautumisen kautta. Esimiehen kannattaa palauttaa mieleensä rekrytoinnin tarpeet ja tavoitteet – mitä ja miksi. Tässä muutama herättelykysymys:

  • Millaisiin tulevaisuuden haasteisiin haluan tämän rekrytoinnin vastaavan, kun katson johtamaani organisaatiota tai omia markkinoitamme? Millaista osaamista organisaationi tarvitsee erityisesti pitkällä tähtäimellä?
  • Olenko rekrytoimassa kloonia lähteneelle henkilölle vai olenko rekrytoimassa uutta näkökulmaa viemään organisaatiotani tulevaisuuteen?
  • Millaisin menestystekijöin varustettu henkilö todennäköisesti vie meidät tulevaisuuden tavoitteeseen? Millaista substanssiosaamista tarvitaan? Mitkä asiat ovat perehdytettävissä? Millaisella työpersoonallisuudella ja työotteella tehtävästä selviää parhaiten?
  • Miksi hahmottelemani ihannekandidaatti kiinnostuisi tarjoamastani työtehtävästä? Mitä me voimme tarjota hänelle?
  • Mitä haluan haastateltavan kertovan ystävilleen haastattelukokemuksesta ja edustamastani organisaatiosta?

Mitä suuremmassa kiireessä rekrytointia tehdään ja mitä kokemattomampi haastattelija on kysymyksessä, sitä herkemmin haastattelu jää suljettujen kysymysten ja kyllä/ei -vastausten luetteloksi.

Jos haastattelija ei osaa johtaa haastateltavaansa kertomaan aikaisemmasta työhistoriastaan nousevia käytännön esimerkkejä, ollaan hataralla pohjalla.

Miksi?

Koska haastattelun tavoitteena on löytää hakijan vahvuustekijöitä, jotka tuovat todistusaineistoa juuri profiilinmäärittelyvaiheessa kirjattuihin kriittisiin menestystekijöihin.

Suljettujen ja usein myös kiireessä hakijaa johdattelevien kysymysten kaverina toinen rekrytointihaastattelua vääristävä ilmiö on ns. ”hyvä tyyppi” -loukku. Jos haastattelijan ja haastateltavan välillä synkkaa heti alkumetreiltä, ja haastateltava pystyy esiintymään haastattelijalle hyvänä tyyppinä, jää kompetenssipohjaisen haastattelun tiedonkeruuanti vielä ohuemmaksi.

Haastattelevan esimiehen tärkein työkalu: valintamatriisi

Erinomainen käytännön apu rekrytoivalle esimiehelle on ns. valintamatriisi. Se on helppo rakentaa jo ennen haastattelukierrosta. Valintamatriisi on yksinkertaisimmillaan esim. 5–15 tärkeintä kompetenssia sisältävä ruudukko. Se on lista asioista, joita aiotaan arvioida haastattelussa esitettyjen kysymysten kautta. Alkuun valintamatriisin muodostamisessa pääsee jo pohtimalla edellä mainittua viittä herättelykysymystä.

Valintamatriisissa arvioidut asiat voivat liittyä esimerkiksi tekniseen osaamiseen tai substanssiosaamiseen ja ajatuksiin niiden kehittämisestä, preferoituun työtyyliin, työmotivaatioon, kaupallisuuteen, hakijan tiimipersoonaan, analyyttiseen ajatteluun, strategiseen ajatteluun, luovuuteen ja ongelmanratkaisukykyyn, suhtautumiseen epäonnistumisiin ja virheisiin, suhtautumiseen rutiineihin tai jatkuvasti vaihteleviin tilanteisiin ja tehtäviin, ja niin edelleen.

Otetaan esimerkki: esimies haluaa arvioida korkeapainemyynnin tehtävään hakevan ehdokkaan kykyä toimia haastavan asiakkaan kanssa. Valintamatriisissa tämä kohta on kirjattu nimellä ”Paineenhallinta ja kritiikinsietokyky”.

Kysymykset, joilla esimies voisi tätä piirrettä haastattelussa avata, voisivat olla vaikkapa tällaiset:

Pääkysymys: Anna työelämän esimerkki tilanteesta, jossa asiakas on ollut mielestäsi väärässä?

Kandidaatti kertoo valitsemastaan työelämän tilanteesta ja haastattelija kuuntelee, millaisin adjektiivein haastateltava kuvailee esimerkiksi asiakasta

Jatkokysymys: Mielenkiintoista. Kerro mitä tunsit tilanteessa? Entä viikko sen jälkeen?

Kandidaatti kertoo tunnekokemuksestaan.  

Jatkokysymys: Miten tilanne eteni? Miten tilanne ratkesi?

Kandidaatti kertoo tilanteen päätöksestä, ja haastattelija kuuntelee, kuka itse asiassa oli tilanteen ratkaisija.

Jatkokysymys: Mitä opit tilanteesta? Millaisissa muissa tilanteissa olet soveltanut oppimaasi?

Kandidaatti kertoo, ja haastattelija kuuntelee, onko oppimista tapahtunut.

 

Laadukkaassa haastattelussa haastattelija pitää omat kysymyksensä mahdollisimman täsmällisinä ja lyhyinä. Tässä voi hyödyntää tarvittaessa myös muistilistaa.

Valintamatriisiin esimies kirjaa esim. pisteet yhdestä viiteen sen mukaan, miten kattavasti haastateltava on hänen mielestään ilmentänyt paineenhallinta- ja kritiikinsietokykyään.

Samalla haastattelija kuuntelee myös esim. sitä, oliko hakija tyytyväinen siihen, että tilanne tai asia ratkesi. Vai oliko hän tyytyväinen siihen, että oli itse oikeassa, vaiko siihen, että lopulta tilanteessa mukana olevat henkilöt löysivät harmonian?

Oikeilla kysymyksillä ja analysoivalla kuuntelulla haastattelija saa myös tärkeää tietoa siitä, onko hakija enemmän vuorovaikutuksesta motivoituva vaiko suorituksesta tai vallankäytöstä motivoituva.

Haastattelutaitoa voi ja kannattaa harjoitella

Kerran tai kaksi vuodessa rekrytoiva esimies on harvoin kylmiltään valmis haastattelija. Siksi esimiesten haastattelutaitoa olisi hyvä kehittää ja ylläpitää säännöllisesti, sekä teorian että käytännön kautta. Harjoittelua voi tehdä omin voimin tai ostaa esimiesten valmennuksen palveluna siihen erikoistuneelta toimijalta.

Muista ja muistuta myös, että haastattelu on taito- ja tekniikkalaji, mutta ennen kaikkea aktiivisen kuuntelun laji.

Jokaista vastausta tulee kuunnella aktiivisesti, ja jokaisen jatkokysymyksen pitäisi linkittyä kiinteästi haastateltavan juuri antamaan vastaukseen, kuten edellä olevassa esimerkissä.

Kun todellinen rekrytointitilanne tulee eteen, parhaiten rekrytoivaa esimiestä voi tukea palauttamalla hänelle mieleen rekrytoinnin keskeiset tavoitteet, auttamalla häntä määrittelemään valintamatriisin kriittisimpiä sisältöjä sekä kertaamalla keskeisimpiä haastattelutekniikoita.

Ja kun haastattelutilanne on ohi, voit auttaa esimiestä analysoimaan haastateltavan antamia vastauksia sekä niiden merkityksiä valittujen avainkompetenssien kannalta.

Ammattitaitoisesti toteutettu haastattelu antaa rekrytoijalle arvokasta lisätietoa haastateltavasta.  Ehdokkaalle se taas jättää positiivisen mielikuvan yrityksestä, joka suhtautuu vakavasti hakijoihin ja hoitaa rekrytointinsa ammattimaisesti.

 

Lisätietoa haastatteluista, hakijakokemuksesta ja monesta muusta modernin rekrytoinnin osa-alueesta löydät Tuloksellisen rekrytoinnin oppaastamme!

 

New Call-to-action


Anne Koivusaari | Liiketoimintajohtaja, Experis

Anne Koivusaari | Liiketoimintajohtaja, Experis

anne.koivusaari@manpowergroup.fi

Keskustellaan somessa:

Tilaa sisällöt sähköpostiisi!

Täytä sähköpostiosoitteesi oheiseen lomakkeeseen - saat artikkelit ja muut hyödylliset sisällöt niiden ilmestyttyä suoraan sähköpostiisi!

Toivomme, että saat tietopankistamme eväitä omassa työssäsi kehittymiseen ja menestymiseen. Voit tietenkin halutessasi lopettaa tilauksen milloin vain, yhdellä klikkauksella.

Mukavia ja oivaltavia lukuhetkiä.