Headhunterin kokemuksia suorahakuprosessissa

Headhunterin eli suorahakukonsultin työ herättää kiinnostusta, ja saan usein vastata kysymykseen, mitä headhunter tekee. Tyypillinen headhunterin suorahakuprosessi on melko suoraviivainen. Lue headhunterin kokemuksia suorahakuprosessissa erään asiakkaamme kanssa.

Perinteinen toimeksiantopohjainen suorahaku on useimmiten hyvin mallinnettu, ja prosessimielessä eri suorahakuyritysten kesken on melko vähän eroavaisuuksia. Näin prosessi tyypillisesti etenee:

Headhunterin muodostama suorahakutiimi kartoittaa asiakasyrityksen liiketoiminnan, hakukriteerit, suorahaun kohdemarkkinan sekä toimialan potentiaaliset yritykset.
Tämän jälkeen etsitään avoimeen tehtävään soveltuvat, piilevät ehdokkaat erilaisia tietokantoja ja -lähteitä hyödyntäen.
Molemminpuolisen kiinnostuksen sekä sopivuuden arvioinnin perusteella suorahakutiimi esittelee kandidaatit rekrytoivalle asiakasyritykselle.

Kutakuinkin samanlaista suorahakuprosessia noudatimme erään asiakkaamme kanssa.

Puhelimeni soi. Suorahakukonsulttimme sanoi linjan toisesta päästä taikasanat, jotka saavat minut aina innostumaan:

”Saimme sen toimeksiannon, josta keskustelimme aiemmin. Tämä voi tulla hieman nopealla varoitusajalla, mutta pääsetkö mukaani asiakaskäynnille loppuviikosta? Mennään juttelemaan tarkemmin heidän rekrytointitarpeistaan.”

Sovitimme tapaamisen kalentereihimme, minkä jälkeen tutustuin entistä tarkemmin asiakkaan liiketoimintaan ja aloin alustavasti valmistelemaan ehdokkaiden hakustrategiaa.

Headhunterin kokemuksia yhteisestä neuvottelupöydästä

Istuimme neuvotteluhuoneeseen keskisuuren asiakasyrityksen edustajien kanssa, jotka eivät olleet aiemmin käyttäneet suorahakupalvelua.

Tällä kertaa tapaamiseen osallistui Experikseltä minun lisäkseni vain hausta vastaava suorahakukonsultti. Hän ottaa vastuun toimeksiannon kokonaisuudesta, ja Research-konsultti vastaa puolestaan ehdokkaiden taustatutkimuksesta.

Asiakas oli yrittänyt itsenäisesti hakea kyseiseen rooliin henkilöä ilmoitushaun avulla, mutta hakemuksia oli tullut hyvin vähän, eikä hakijoista kukaan täyttänyt heidän hakukriteereitään. Tämän vuoksi he päätyivät ottamaan yhteyttä meihin.

Vahva asiakasymmärrys on headhunterille avainasia

Asiakkaan liiketoiminnan, rekrytointitarpeen sekä tavoitteiden ymmärtäminen ovat avainroolissa suorahaussa. Mikäli jo ensi metreillä eksytään reitiltä, määränpäähän pääsy hankaloituu huomattavasti.

Tapaamisen aikana mm. tutustuimme asiakkaan liiketoimintaan, kuuntelimme päättäjien näkemystä haettavan henkilön toimenkuvasta, tavoitteista sekä haettavasta persoonasta. Sparrasimme asiakasta mahdollisista haasteista sekä kerroimme näkemyksiämme niiden ratkaisemiseksi.

Tutustuimme tapaamisessa myös yrityksen toimitiloihin ja aistimme samalla organisaation ilmapiiriä, tekemisen meininkiä sekä keskustelimme, minkä takia ehdokkaiden kannattaisi kiinnostua kyseisestä yrityksestä työnantajana. Kerroimme potentiaalisista tavoista, joilla voisimme tavoittaa ehdokkaat ja sovimme aikataulut prosessin jatkoaskelien suhteen.

Headhunterin taustatutkimuksella on suuri merkitys

Research eli suorahaun taustatutkimus on kriittisen tärkeä osa onnistunutta suorahakuprosessia. Se on samalla myös kaikkein vaikein, työläin ja eniten aikaa vievä osuus suorahaussa. Mikäli potentiaalisia ehdokkaita ei kyetä löytämään ja houkuttelemaan mukaan prosessiin, on toimeksiannon maaliin vieminen käytännössä mahdotonta.

Aloitin taustatutkimuksen toimialasta ja siellä olevista mielenkiintoisista yrityksistä jo ennen aloitustapaamista. Tarkensin hakua asiakkaan antaman lisätiedon sekä sopimamme hakustrategian mukaisesti.

Mitä syvemmälle uppouduin yrityksen liiketoimintaan, sitä enemmän sain ideoita potentiaalisten ehdokkaiden löytämistä ajatellen. Taustatutkimus on erittäin mielenkiintoinen iteratiivinen prosessi, jossa jokainen tiedonpala auttaa oppimaan enemmän haettavasta profiilista, markkinoilla olevista ehdokkaista ja tarkentamaan hakukoordinaatteja.

Liiketoiminta-, toimiala- ja yritystutkimuksen ansiosta mielenkiintoisten yritysten listalle valikoitui tällä kertaa noin parisenkymmentä yritystä, joista lähdin alustavasti kartoittamaan potentiaalisia ehdokkaita. Käytin haun tukena Linkedinistä löytyviä tietoja, sekä muita relevantteja lähteitä – kanavia on lukuisia ja sen vuoksi varsinainen hakustrategia räätälöidään aina profiilikohtaisesti.

Headhunterin tärkein yhteistyökumppani on asiakas

Tutustuttuani lukuisiin potentiaalisiin ehdokkaisiin valikoin heistä n. 30 henkilöä niin sanotulle alustavalle long listille. Tästä alkoi aktiivinen keskustelu toimeksiannosta vastaavan Suorahakukonsultin kanssa mm. ehdokkaiden kokemustaustoista.

Long list konkretisoi haettavan profiilin paremmin, ja auttaa tarkentamaan hakukoordinaatteja jatkoa ajatellen. Tarvittaessa käymme avoimista lähteistä löytämiämme tietoja läpi myös asiakkaan kanssa, mikäli he niin toivovat. Tällainen tiivis ja jatkuva keskusteluyhteys hakua hoitavan tiimin kanssa varmistaa yleensä parhaan lopputuloksen.

Tiettyihin rooleihin henkilöiden löytäminen voi olla vaikeampaa, sillä henkilöt eivät syystä tai toisesta halua tulla löydetyiksi. Esimerkiksi tietyt IT-osaajat saattavat halutakin pysytellä piilossa, koska muuten kansainväliset headhunterit häiriköisivät heitä liikaa. Suorahaku on luonteeltaan varsin työlästä salapoliisityötä, mutta panostus kannattaa ja prosessi pyritään tekemään asiakkaalle sekä ehdokkaalle mahdollisimman helpoksi.

Ehdokkaiden kontaktointi vaatii taitoa

Kun olimme suorahakukonsultin kanssa yhtä mieltä kontaktoitavista ehdokkaista, aloin etsiä heidän yhteystietojaan. Ehdokkaiden kontaktointivaihetta varten olimme valmistelleet myös tiiviin infopaketin, jossa annettiin lisätietoa yrityksestä ja avoimesta tehtävästä.

Kontaktointivaihe vie yleensä kaikkein eniten aikaa, sillä kiireisiä asiantuntijoita tai johtajia saa harvoin ensimmäisellä yhteydenotolla kiinni. Lisäksi ehdokkaat haluavat yleensä saada avoimesta roolista riittävästi lisätietoa ennen kuin päättävät osallistua hakuprosessiin.

Suorahaku onkin taiteilua tiedon keräämisen sekä idean hienovaraisen myymisen kanssa. Samanaikaisesti pitäisi pystyä saamaan ehdokas kiinnostumaan roolista ja kerätä lisätietoa hänen kompetensseistaan sekä sopivuudestaan rooliin.

Mitä sitten, kun sopivat ehdokkaat on tavoitettu?

Toimeksiannosta riippuen suorahakukonsultti sopii esittelemieni ehdokkaiden kanssa tapaamiset saman tien tai käy asiakkaan kanssa sparrauskeskustelun mielenkiintonsa ilmaisseista ehdokkaista. He valitsevat yhdessä sopivimmat ehdokkaat konsultin haastatteluun.

Tässä toimeksiannossa suorahakukonsultti sopi ehdokkaiden kanssa tapaamisen saman tien käydäkseen tarkemmin läpi toimeksiantoon liittyviä yksityiskohtia sekä kartoittaakseen syvällisemmin heidän osaamistaan ja persoonaansa.

Tapaaminen ammattimaisen suorahakukonsultin kanssa ei muistuta perinteistä työhaastattelua, jossa yksipuolisesti tentataan ehdokkaalta mahdollisimman paljon tietoa. Kyseessä on pikemminkin vastavuoroinen keskustelu, jossa molemmat osapuolet ovat sekä myyjän että ostajan roolissa kartoittamassa yhteistyömahdollisuuksia. Suorahakua käyttävän asiakasyrityksen on tärkeää muistaa tämä myös omissa haastatteluissaan.

Rekrytoiva yritys viimeistelee suorahaun loppumetrit

Tavattuaan parhaiten toimeksiantoon sopivat ehdokkaat suorahakukonsultti esittelee heistä tyypillisesti noin 3-5 henkilöä rekrytoivan asiakkaan haastateltavaksi. Mikäli kyse on hyvin harvinaisesta osaamisesta, saattaa esiteltävien ehdokkaiden määrä jäädä huomattavasti pienemmäksi.

Asiakkaan toiveista ja toimeksiannosta riippuen suorahakukonsultti on mukana jatkohaastatteluissa tai asiakas hoitaa ne itsenäisesti. Tehtävästä riippuen asiakas haastattelee ehdokkaat tyypillisesti noin 1-2 kertaa ennen kuin he osallistuvat henkilöarviointiin. Henkilöarvioinnin tulokset käydään tarkasti läpi asiakkaan kanssa, jonka jälkeen asiakas haluaa yleensä tavata parhaat ehdokkaat vielä 1-2 kertaa ennen lopullisen päätöksen tekemistä ja sopimusneuvotteluita. Tätä ennen on myös ehdokkaiden suosittelijat soitettu läpi.

Johdon suorahakuprosessi kestää tyypillisesti toimeksiannosta riippuen noin 2-4 kuukautta ja asiantuntijoiden suorahakuprosessi noin 1-3 kuukautta. Kaikkien palasten ja eri osapuolten aikataulujen loksahtaessa kohdalleen prosessi voi olla toki huomattavasti nopeampikin.