Kun työntekijä irtisanoutuu, pomoa ottaa päähän. Uuden henkilön rekrytointi aiheuttaa kustannuksia ja lisätyötä. Lisäksi esimies joutuu selittämään omalle pomolleen, miksi näin kävi. Miten kääntää tilanne voitoksi?

Jokavuotiset työpaikkojen vaihtoviikot osuvat kesän loppuun ja alkusyksyyn. Kesällä on aikaa miettiä, vastaako työ toiveita ja omia mahdollisuuksia työmarkkinoilla. Moni irtisanoutuu.

Työntekijän irtisanoutuminen on esimiehen painajainen. Irtisanoutumiseen liittyy hallinnollista hässäkkää. Lähtijän työt pitää jakaa väliaikaisesti tai tehdä itse. Uuden henkilön rekrytointi pitäisi käynnistää, mutta henkilöstöpäällikkö on lomalla. HR-johtaja mutisee jotain epäterveestä vaihtuvuudesta. Iso pomo on sitä mieltä, että tilanne vaarantaa syksyn tuloksen.

Työntekijän lähdön voi kuitenkin kääntää voitoksi. Viisas pomo näkee tilanteessa potentiaalin organisaation uudelleen arvioimiselle ja mahdollisuudelle rakentaa bisnesverkostoja. Esimies, ota tilanne haltuun ja tee ainakin seuraavat asiat:

 

1. Ota irtisanominen vastaan rauhallisesti

Kun henkilö ilmoittaa irtisanoutuvansa, voit kohtuullisessa määrin näyttää olevasi hämmästynyt tai ärtynyt. Kysy irtisanomisen syitä: mikä uudessa vetää puoleensa, mikä nykyisessä työntää pois. Selvitä, onko henkilö lähdössä kilpailijalle ja millaisella aikataululla hän on suunnitellut lähtevänsä. Sovi henkilön kanssa, että irtisanoutuminen jää toistaiseksi vain teidän kahden väliseksi tiedoksi. Tässä vaiheessa kerrot myös, että tarvitset hetken aikaa asian sulatteluun ja että palaat käytännön asioihin myöhemmin, mutta viivytyksettä. Älä sitoudu vielä mihinkään, älä edes irtisanomisaikaan tai työssäolovelvollisuuden päättymisajankohtaan, vaikka se tuntuisi itsestään selvältä asialta. Tarvitset aikalisän sekä organisaation käytäntöjen selvittämiseen että mahdollisen tunnelatauksen purkamiseen. Sopiva aika palata asiaan on esimerkiksi seuraavana päivänä.

Keskustelun lopuksi totea, että vaikka lähtö harmittaa sinua ja olisit mielellään pitänyt hänet edelleen tiimissä, ymmärrät asian olevan hänen kannaltaan luonnollinen valinta uralla eteenpäin. Onnittele.

 

2. Pidä tuumaustauko. Miten lähtö vaikuttaa vastuualueesi toimintaan? Entä kannattaako lähtijää houkutella jäämään?

Joissakin organisaatioissa on tapana pyytää henkilöä vielä harkitsemaan lähtöpäätöstään, ja jopa houkutella lähtijää jäämään nostamalla palkkaa tai antamalla muita lupauksia. Mieti kuitenkin tarkasti, kannattaako näin tehdä. Yleensä lähtijä on tässä vaiheessa jo psykologisesti sitoutunut uuteen, mikä ei ennusta hyvää, mikäli hän peruu päätöksensä.

Sota ei yhtä miestä kaipaa. Sinua, vastuualueesi kenraalia, sen sijaa tarvitaan nyt entistäkin enemmän. Nyt on pikaisen SWOT-analyysin paikka: listaa uuden tilanteen heikkoudet ja vahvuudet sekä uhkat ja mahdollisuudet. Mitä osaamista tiimiisi jää? Kuinka hyvin osaaminen ja organisaation rakenteet tukevat tavoitteiden saavuttamista?  Luonnostele suunnitelma, miten tiimisi menestys varmistetaan jatkossa.

 

3. Tarkista työsuhteen päättymiseen liittyvät sopimukselliset asiat ja yrityksen politiikat

Jos et ole aivan varma, mitä henkilön kanssa on sovittu ja mitkä ovat organisaationne käytännöt, tarkista faktat: irtisanomisaika työsopimuksesta, kilpailukieltosopimus ja muut mahdolliset irtisanoutumiseen ja sen jälkeiseen aikaan liittyvät velvoitteet. Entä miten mahdolliset bonukset ja tulospalkkiot käyttäytyvät henkilön irtisanoutuessa? Kannattaa sparrata HR:n kanssa, kuinka paljon voit ja on tarvetta joustaa käytännöissä.

Sovi henkilön kanssa tapaaminen, jonka aiheena on käytännön asioista sopiminen. Jos työntekijä ei ole vielä toimittanut irtisanomisilmoitusta kirjallisesti, pyydä häntä tekemään se ennen tapaamistanne.

 

4. Ilmoita irtisanoutumisesta omalle esimiehellesi

Viesti lähdöstä mahdollisimman pian esimiehellesi. Tarkista, onko hänellä toiveita lähtöön liittyvien järjestelyjen osalta. Kertaa tiedossasi olevat faktat tiivistetysti.  Ilmoita, koska viestit lähdöstä tiimille ja muualle organisaatioon. Kerro, millaisia mahdollisuuksia näet tilanteessa ja kuinka lähdet niitä toteuttamaan.

 

5. Jätä lähtijälle muistikuva fiksusta esimiehestä

Kun olet selvittänyt lähtöön liittyvät sopimukset ja käytännöt, sovi henkilön kanssa lähdön aikataulu, tehtävien siirtäminen ja viestintä muuhun organisaatioon. Sovi myös työnantajan omaisuuden luovuttamisesta. Käy tarvittaessa läpi salassapito-, kilpailukielto- ja muiden vastaavien sopimusten sisältö. Jos henkilö lähtee kilpailijalle, työssäolovelvoitteen on syytä olla mahdollisimman lyhyt.

Ole joustava asioissa, jotka ovat tärkeitä henkilölle ja joissa sinun on mahdollista joustaa. Pyydä henkilöltä palautetta johtamistavastasi ja organisaation kulttuurista. Sovi mille tahoille, kenen toimesta ja kuinka lähdöstä viestitään. Kiitä henkilöä panoksesta, jonka hän on organisaatiolle ja tiimillesi antanut.

 

6. Ilmoittakaa asiasta välittömästi tahoille, joihin lähtö vaikuttaa eniten

Esimiehen on itse parasta ilmoittaa lähdöstä omalle tiimilleen sekä mm. johto- ja muille vastaaville johtamisjärjestelmän ryhmille, joissa esimies on itse jäsen. Huomioi tarvittaessa myös ulkoiset kanavat ja poista henkilön yhteystiedot mm. organisaation verkkosivuilta.

Yleensä henkilön on hyvä ilmoittaa itse lähdöstään rooliinsa liittyville sisäisille ja ulkoisille yhteistyökumppaneille. Joskus on tarpeellista, että suunnittelet yhteistyökumppaneille lähetettävän viestinnän aikataulua ja sisältöä yhdessä lähtijän kanssa. Sovi, että henkilö viestii lähdöstä omille yhteistyökumppaneilleen vasta, kun sinä olet kommunikoinut asian sisäisesti tiimille ja johdolle.

 

7. Tee hallinnolliset asiat pois alta mahdollisimman nopeasti

Ilmoita työsuhteen päättymisestä organisaatiosi käytännön mukaisesti palkka- ja henkilöstöhallintoon. Tee työtodistus valmiiksi jo tässä vaiheessa. Lähtijä arvostaa sitä, että loppupalkka maksetaan ajallaan ja hän saa työtodistuksen lähtiessään. Sinua harmittaa, jos teet hallinnollisia tehtäviä vielä siinä vaiheessa, kun ajatuksesi pyörivät tulevaisuuden suunnittelussa ja toteutuksessa.

 

8. Käännä irtisanoutuminen voitoksi

Kysy itseltäsi, mitä henkilön irtisanoutumisesta kannattaa oppia ja kuinka hyödynnät uuden tilanteen tuomat mahdollisuudet. Mitkä ovat vastuualueesi tavoitteet ja kuinka hyvin jäljelle jäänyt organisaatio pystyy toteuttamaan tavoitteet? Mitä osaamista organisaatioltasi puuttuu? Ovatko organisaatiorakenne, työnkuvat ja tavoitteet optimaaliset? Tee tarvittaessa suunnitelma vastuualueesi tai sen osan uudelleen järjestämiseksi. Hyödynnä oppimaasi uuden henkilön rekrytoinnissa. Kysy myös lähtijän mielipidettä: mihin asioihin sinun kannattaa kiinnittää huomiota uuden henkilön valinnassa?

 

9. Jos henkilö lähtee ristiriitaisissa tunnelmissa, huolehdi että lähtö on tyylikäs ja arvostava

Siltojen polttaminen ja ihmisen maineen pilaaminen on tyhmää. Aina.

Joskus henkilö on ajautunut työpaikalla vaikeaan tilanteeseen tai hänen suorituksensa on ollut heikkoa. Esimies saattaa jopa salaa toivoa henkilön irtisanoutuvan. Olipa tilanne mikä tahansa, irtisanoutuminen ei ole sopiva tilanne negatiiviselle palautteelle. Hoida lähtö kuten hoitaisit sen kenen tahansa muun irtisanoutuessa. Palaute, jos henkilö sitä pyytää, annetaan työtodistukseen kirjattavan arvion muodossa, ja sinnekin asiat kirjataan fiksusti eli neutraalisti.

 

10. Pidä exit-keskustelu. Kuuntele, kuuntele ja kuuntele.

Todennäköisesti HR pitää exit-keskustelun ainakin avainhenkilön lähtiessä.  Tee se kuitenkin myös itse. Olivatpa syyt lähdölle mitkä tahansa, sinun kannattaa olla kiinnostunut niistä. Lähtijä viestii varmasti lähdöstään omille verkostoilleen. Se, mitä hän kertoo somessa tai epävirallisesti ystävilleen ja työhön liittyville tahoille, on uskottavin tarina edustamastasi organisaatiosta ja myös sinusta esimiehenä.  Mitä parempi käsitys sinulla on lähtijän ajatuksista, sitä enemmän pystyt vaikuttamaan tarinaan. Aito ja vastaanottavainen lähtökeskustelu on loistava tilaisuus vaikuttaa lähtijän tuntemuksiin positiivisesti. Lähtökeskustelu on lahja lähtijältä sinulle. Näytä kiitollisuutesi, vaikka esille tulisi vaikeita tai negatiivisia asioita.

 

11. Juhli lähtöä. Kiitä, kiitä ja kiitä.

Lähtijä ansaitsee läksiäisjuhlan. Toimi työpaikkasi virallisen läksiäiskäytännön mukaan. Yhdenvertainen toimintatapa herättää luottamusta. Joillakin työpaikoilla ei ole tapana juhlia, mikäli henkilö lähtee kilpailijalle tai lähtemiseen liittyy jotain muuta ristiriitaista. Esimiehen kannattaa kuitenkin aina muistaa lähtijää jollain positiivisella tavalla. Jos käytäntönne mukaan virallisia läksiäisiä ei käsillä olevassa tilanteessa järjestetä, kutsu vähintäänkin lähimmät kollegat hyvästelemään lähtijää jonkin mukavan asian merkeissä. Etäjohtaminen aiheuttaa myös tilanteita, joissa esimiehen voi olla vaikea järjestää henkilökohtaista tapaamista ennen viimeistä työpäivää. Silloin voit vähintäänkin muistaa henkilöä läksiäislahjalla tai tavata hänet myöhemmin vaikkapa lounaan merkeissä. Kiitä lähtijää julkisesti hänen antamastaan työpanoksesta.

 

12. Huolehdi työyhteisöstä

Huomioi työyhteisön tarpeet muutostilanteessa. Kohtaa jokainen suora alainen myös kahden kesken, jotta tiedät heidän tunnelmansa muuttuvassa tilanteessa. Keskustele tiimisi kanssa tilanteen tuomista haasteista ja mahdollisuuksista. Kysy heidän mielipidettään siitä, mihin suuntaan vastuualuetta kannattaa kehittää. Viesti muutoksista ja esimerkiksi rekrytointisuunnitelmista aktiivisesti.

 

Lopuksi

Jos sinulla on työntekijän lähtöön liittyviä vaikeita tunteita, pura ne muualla kuin työyhteisössäsi. Luotettava ulkopuolinen sparrauskumppani on tässä tilanteessa korvaamaton. Positiivisten ja tilannetta eteenpäin vievien tunteiden kannattaa antaa näkyä työpaikalla: kiitollisuus ja toiveikkuus tarttuvat myös työyhteisöön kasvattaen luottamusta ja motivaatiota työskennellä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Suhtaudu positiivisesti – muutos antaa mahdollisuuden kehittyä!

 

Lataa opas onnistuneeseen rekrytointiin!

 


Tutustu rekrytointipalveluun

Johto- ja asiantuntijatason rekrytointipalvelut sekä suorahaun palvelut löydät täältä »

 


Manpowerilta saat kaikkiin työsuhteen elinkaaren vaiheisiin liittyvät palvelut, henkilöstövuokrauksesta ja rekrytoinnista suorahakuun, osaamisen kehittämiseen, outplacement-valmennukseen ja -koulutukseen tai koko rekrytointiprosessin ulkoistamiseen.

Ota meihin yhteyttä >

 


Eira Pohjanvaara | HR Director, ManpowerGroup

Eira Pohjanvaara | HR Director, ManpowerGroup

eira.pohjanvaara@manpowergroup.fi

Keskustellaan somessa:

Tilaa sisällöt sähköpostiisi!

Täytä sähköpostiosoitteesi oheiseen lomakkeeseen - saat artikkelit ja muut hyödylliset sisällöt niiden ilmestyttyä suoraan sähköpostiisi!

Toivomme, että saat tietopankistamme eväitä omassa työssäsi kehittymiseen ja menestymiseen. Voit tietenkin halutessasi lopettaa tilauksen milloin vain, yhdellä klikkauksella.

Mukavia ja oivaltavia lukuhetkiä.